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2021-09-02 00:00
漯河市慈善总会公文处理管理制度
第一章 总则
第一条 为使漯河市慈善总会公文处理工作更加规范、高效,根据《章程》,结合本会实际,制定本制度。
第二条 本规范中的公文处理主要包括文件的收文、承办、传阅、拟制、发文以及整理归档。
第二章 收文管理
第三条 签收
本会实行统一收文,由办公室负责统一接收通过网络、传真、电话、直送、邮寄等渠道主送、抄送本会、会领导的公文。
除办公室外的其他部门收到主送、抄送本会的公文,应先转办公室签收,由办公室统一打印《漯河市慈善总会收文处理笺》(附件一),并按程序呈报。
第四条 登记
办公室在《漯河市慈善总会公文接收登记簿》(附件二)中对签收公文统一登记、编号,便于做好公文追踪管理。
第五条 分转
办公室负责公文分转工作,根据本会议事流程进行办理。对需2个以上部门共同办理的公文,办公室按照部门分工和领导批示,确定主办部门和协办部门。
除重大紧急事项或有明确时限要求的公文即收即办外,其他公文应在1个工作日内进入分转流程。
公文应先呈送副秘书长和秘书长提出建议,再根据秘书长的意见,呈送相关领导审签。
第三章 公文承办
第六条 承办
(一)承办部门须及时接收当日交办的公文,特提件、特急件随交随收。办公室应及时将待处理公文交由承办部门负责人,部门负责人因出差或其他原因不能签收的,应交由该部门其他工作人员进行签收、处理。接收承办公文时,接收人员应及时在《公文接收登记簿》上签字。
(二)按照会领导批示进行传阅的文件,须及时进行传阅。传阅按照部门依次进行,相关部门应在1个工作日内传阅完毕,并在《漯河市慈善总会收文处理笺》上签字,及时将传阅文件返还至办公室进行存档。
(三)公文办理实行限时办结制度,承办部门须按规定时限及时办理领导交办的公文。对来文单位、会领导明确了反馈时限的文件,应按照公文要求及时办理。
(四)分主办、协办的公文,主办部门应主动与协办部门沟通,协办部门应按办理要求和时限积极支持配合,办理情况由主办部门收集汇总并及时按程序送签。
(五)公文办理结果应由承办(主办)部门及时回复来文单位。因特殊原因不能在规定时限内办理完毕的,应及时向来文单位说明原因。
(六)办公室要及时跟踪了解公文办理进展情况,督促承办部门按规定时间和要求抓紧办理。
第四章 发文办理
第七条 拟制原则
本章所指“公文”是指需进行编号的各类公文和需加盖本会公章正式报送、下发的表格、材料等其它资料。
正式公文拟制按照承办部门起草,办公室统一登记,先审签后印发的原则制作。
第八条 起草
(一)需要正式发文的,承办(主办)部门应及时组织起草。公文拟制承办人员起草时,须完整拟制《漯河市慈善总会发文笺》(附件三),并将有关材料作为附件。
(二)需加盖公章进行报送、下发的材料,承办(主办)部门应及时组织起草。承办工作人员办理时,须完整拟制《漯河市慈善总会内部呈批件》(附件四),并将批示办理公文等其它相关材料作为附件。
第九条 审签
(一)需要正式发文的公文文稿审签前,公文一律先送办公室统一进行文字校对、登记和文号预编,再由承办部门按照副秘书长、秘书长、分管副会长、会长或常务副会长的顺序进行审签。
(二)需加盖公章进行报送、下发的材料须经本部门负责人在《漯河市慈善总会内部呈批件》(附件四)上提出明确意见后,须按照副秘书长、秘书长、分管副会长、会长或常务副会长的顺序进行审签。
(三)分主办、协办的公文,须经涉及部门的主要负责人同时审签。部门主要负责人因外出等原因在规定时限内不能审签的,可委托本部门其他人员审签并注明。
(四)会领导出差或其他原因不能审签时,公文承办(主办)部门可根据发文时限要求,通过发送邮件、微信、电话汇报等方式请相关会领导进行审批,负责请示的工作人员需对领导指示进行注明,并在事后请相关会领导补签。
第十条 复核
办公室负责对审签手续复核。承办部门应及时将会领导审批的公文、材料及相关电子版资料送至办公室进行复核,办公室根据审签情况进行公文登记和印制。
第十一条 登记
以本会名义发出的正式公文,由办公室统一登记并编号。
漯河市慈善总会代字种类主要有:豫慈文、豫慈函。
第十二条 印制
办公室负责公文印制工作。文件印制格式按照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)执行。
第十三条 核发
公文印制完毕后,办公室应对公文的文字、体式和印刷质量等进行再次检查。公文由承办部门负责分发。
第五章 整理归档
第十四条 归档原则
需要归档的公文及有关材料,应按照档案管理的有关规定和要求,由公文承办部门及时收集、整理,并在公文办结当日自行归档。对国家规定应立卷归档的材料,由办公室按照有关法律规定接收、收集、整理、保管。
第十五条 类别
(一)办公室统一接收的公文原件及审阅单、正式公文草稿及发文笺须在公文办结当日交由办公室进行整理归档。在交还公文原件时,须在《漯河市慈善总会内部呈批件》上注明办结结果,并在《漯河市慈善总会公文接收登记簿》上签字。
(二)承办部门办理的公文由各部门自行整理存档,并在每年一月第一个星期内,交办公室进行整理归档。