漯河市慈善总会公文处理管理制度

第一章 总则

第一条 为使漯河市慈善总会公文处理工作更加规范、高效，根据《章程》，结合本会实际，制定本制度。

第二条 本规范中的公文处理主要包括文件的收文、承办、传阅、拟制、发文以及整理归档。

第二章 收文管理

第三条 签收

本会实行统一收文，由办公室负责统一接收通过网络、传真、电话、直送、邮寄等渠道主送、抄送本会、会领导的公文。

除办公室外的其他部门收到主送、抄送本会的公文，应先转办公室签收，由办公室统一打印《漯河市慈善总会收文处理笺》（附件一），并按程序呈报。

第四条 登记

办公室在《漯河市慈善总会公文接收登记簿》（附件二）中对签收公文统一登记、编号，便于做好公文追踪管理。

第五条 分转

办公室负责公文分转工作，根据本会议事流程进行办理。对需2个以上部门共同办理的公文，办公室按照部门分工和领导批示，确定主办部门和协办部门。

除重大紧急事项或有明确时限要求的公文即收即办外，其他公文应在1个工作日内进入分转流程。

公文应先呈送副秘书长和秘书长提出建议，再根据秘书长的意见，呈送相关领导审签。

第三章 公文承办

第六条 承办

（一）承办部门须及时接收当日交办的公文，特提件、特急件随交随收。办公室应及时将待处理公文交由承办部门负责人，部门负责人因出差或其他原因不能签收的，应交由该部门其他工作人员进行签收、处理。接收承办公文时，接收人员应及时在《公文接收登记簿》上签字。

（二）按照会领导批示进行传阅的文件，须及时进行传阅。传阅按照部门依次进行，相关部门应在1个工作日内传阅完毕，并在《漯河市慈善总会收文处理笺》上签字，及时将传阅文件返还至办公室进行存档。

（三）公文办理实行限时办结制度，承办部门须按规定时限及时办理领导交办的公文。对来文单位、会领导明确了反馈时限的文件，应按照公文要求及时办理。

（四）分主办、协办的公文，主办部门应主动与协办部门沟通，协办部门应按办理要求和时限积极支持配合，办理情况由主办部门收集汇总并及时按程序送签。

（五）公文办理结果应由承办（主办）部门及时回复来文单位。因特殊原因不能在规定时限内办理完毕的，应及时向来文单位说明原因。

（六）办公室要及时跟踪了解公文办理进展情况，督促承办部门按规定时间和要求抓紧办理。

第四章 发文办理

第七条 拟制原则

本章所指“公文”是指需进行编号的各类公文和需加盖本会公章正式报送、下发的表格、材料等其它资料。

正式公文拟制按照承办部门起草，办公室统一登记，先审签后印发的原则制作。

第八条 起草

（一）需要正式发文的，承办（主办）部门应及时组织起草。公文拟制承办人员起草时，须完整拟制《漯河市慈善总会发文笺》（附件三），并将有关材料作为附件。

（二）需加盖公章进行报送、下发的材料，承办（主办）部门应及时组织起草。承办工作人员办理时，须完整拟制《漯河市慈善总会内部呈批件》（附件四），并将批示办理公文等其它相关材料作为附件。

第九条 审签

（一）需要正式发文的公文文稿审签前，公文一律先送办公室统一进行文字校对、登记和文号预编，再由承办部门按照副秘书长、秘书长、分管副会长、会长或常务副会长的顺序进行审签。

（二）需加盖公章进行报送、下发的材料须经本部门负责人在《漯河市慈善总会内部呈批件》（附件四）上提出明确意见后，须按照副秘书长、秘书长、分管副会长、会长或常务副会长的顺序进行审签。

（三）分主办、协办的公文，须经涉及部门的主要负责人同时审签。部门主要负责人因外出等原因在规定时限内不能审签的，可委托本部门其他人员审签并注明。

（四）会领导出差或其他原因不能审签时，公文承办（主办）部门可根据发文时限要求，通过发送邮件、微信、电话汇报等方式请相关会领导进行审批，负责请示的工作人员需对领导指示进行注明，并在事后请相关会领导补签。

第十条 复核

办公室负责对审签手续复核。承办部门应及时将会领导审批的公文、材料及相关电子版资料送至办公室进行复核，办公室根据审签情况进行公文登记和印制。

第十一条 登记

以本会名义发出的正式公文，由办公室统一登记并编号。

漯河市慈善总会代字种类主要有：豫慈文、豫慈函。

第十二条 印制

办公室负责公文印制工作。文件印制格式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。

第十三条 核发

公文印制完毕后，办公室应对公文的文字、体式和印刷质量等进行再次检查。公文由承办部门负责分发。

第五章 整理归档

第十四条 归档原则

需要归档的公文及有关材料，应按照档案管理的有关规定和要求，由公文承办部门及时收集、整理，并在公文办结当日自行归档。对国家规定应立卷归档的材料，由办公室按照有关法律规定接收、收集、整理、保管。

第十五条 类别

（一）办公室统一接收的公文原件及审阅单、正式公文草稿及发文笺须在公文办结当日交由办公室进行整理归档。在交还公文原件时，须在《漯河市慈善总会内部呈批件》上注明办结结果，并在《漯河市慈善总会公文接收登记簿》上签字。

（二）承办部门办理的公文由各部门自行整理存档，并在每年一月第一个星期内，交办公室进行整理归档。